Planeringsfasen i alla projekt - oavsett bransch - är en viktig del av en mycket lång resa. I planeringsfasen fastställs det riktmärke som framgång ska mätas mot. Den ger vägledning och tar hänsyn till potentiella risker. För industrianläggningar - med både små och stora projekt - kan små missar i planeringsfasen skapa större, kostsamma problem längre fram.  
För att få ett inifrånperspektiv på vad som gör planeringsfasen så betydelsefull för en industrianläggning satte vi oss ned med Mujtaba Qureshi, en projektledare på Enterprise Products med mer än 15 års erfarenhet. Före sitt arbete på Enterprise Products ledde Mujtaba stora kapitalprojekt - och övervakade särskilt planeringsfasen av dessa projekt - på Chevron. Mujtaba är civilingenjör med en kandidatexamen i civilingenjörsvetenskap, en magisterexamen i teknisk förvaltning och en MBA i projektledning.  
I vårt samtal med Mujtaba delade han med sig av viktiga insikter för att förbättra planeringsfasen i alla industrianläggningsprojekt:  

Se till att du har den företagsomfattande insyn som krävs för att skapa framgångsrika planer.  

"Planeringsfasen är avgörande och den skapar verkligen förutsättningar för framgång", säger Mujtaba. "Men ännu viktigare än själva planeringsfasen är den företagsomfattande insyn som behövs för att planeringsfasen ska fungera." Projekt som inte följer en ordentlig planeringsprocess och som saknar insyn i verksamhetskritiska data skapar stora problem längre fram. "Små luckor i planeringsfasen, som skapas av bristen på synlighet, leder till större problem i genomförandefasen. De orsakar överskridanden av kostnader och tidsplaner och andra negativa projektresultat, vilket gör att man inte når upp till intressenternas förväntningar", säger Mujtaba. 
För flera år sedan arbetade Mujtaba till exempel med ett projekt för utbyggnad av ett raffinaderi. Projektet hade några problem, som alla kunde ha lösts redan i planeringsfasen. "Den ursprungliga datainformationen, designen och referenserna som vi behövde för att skapa en framgångsrik plan fanns inte där", säger Mujtaba. "Eftersom vi inte kunde tillhandahålla de uppgifter som behövdes för att fatta välgrundade beslut, tog den plan vi byggde inte hänsyn till vissa risker. När dessa risker väl blev verklighet hade vi inte de uppgifter som behövdes för att omfördela våra resurser och vidta korrigerande åtgärder. Resultatet blev att projektet som ursprungligen förväntades kosta 16 miljoner dollar i slutändan kostade mer än 100 miljoner dollar."  
För att motverka detta rekommenderar Mutjaba att man ser till att ha fullständig insyn i alla projektrelaterade data som en föregångare till planeringsfasen.  

Utveckla projektets omfattning tidigt och ta hänsyn till avgränsningar.  

"Tidigt i projektet, i vad vi skulle kalla fas ett, är det viktigt att utveckla projektets omfattning", säger Mujtaba. Men vad händer när omfattningen börjar krypa? Då är det dags att göra en ny bedömning av omfattningen. "Arbeta med dina intressenter och kom överens om vad det nya resultatet och förväntningarna kommer att bli", säger Mujtaba. Han fortsatte: "Se till att du får tydligt formulerade förväntningar från alla intressenter."  
Mujtaba berättade att varje avdelning och grupp inom den berörda intressentkategorin har olika behov för varje projekt. Projektverksamheten kommer att ha andra förväntningar än säkerhetsgruppen, och säkerhetsgruppens förväntningar kommer att skilja sig från ingenjörsgruppens förväntningar. "Om dina intressenter inte kan komma överens om projektets omfattning ska du arbeta med teamet. Gå tillbaka till ritbordet och diskutera tills alla intressenter är överens om den omdefinierade omfattningen av projektet. Fortsätt sedan med projektet." Om detta steg missas i planeringsfasen eller inte tas upp igen när scope creep blir verklighet i genomförandefasen, kan projektet behöva läggas på hyllan eller skjutas upp till en senare dag.  
Ett viktigt tips för industrianläggningar som arbetar med omfattningen är att inkludera avgränsningar. "Du måste ha med avgränsningar i din omfattning", säger Mujtaba. "Gör det tydligt vad som ligger innanför projektets gränser och vad som ligger utanför." Denna praxis kan hjälpa teamen att hantera utmaningar som dyker upp vid ett senare tillfälle. När en annan intressent ber om att något ska åtgärdas i projektet, om det ligger utanför de ursprungliga, överenskomna gränserna, blir samtalet om hur förändringen kommer att påverka projektleveransen lättare att både vidarebefordra och förstå. 

Skapa en enda källa till sanning för bättre datadrivna beslut.  
  
Traditionellt har organisationer förlitat sig på en mängd olika verktyg för att lagra sina projekt-/tillgångsrelaterade data. Med så många olika verktyg har användarna varit tvungna att extrahera data från varje verktyg och sedan manuellt mata in dessa data tillsammans för att få en "helhetsbild" av tidigare eller nuvarande prestanda. Denna manuella process är naturligtvis utsatt för mänskliga fel och är mycket tidskrävande. Oftast gör dessa metoder att data inte går att lita på.  
För att motverka detta rekommenderar Mujtaba att man använder ett verktyg som kan samla alla datakällor på en enda plats. Även om data och verktyg är viktiga är det avgörande att industrianläggningar skapar en enda datamiljö där data är lättillgängliga. "Du måste ha effektiva och tillförlitliga data som underlag för projektplaner om du vill att projekten ska lyckas i genomförandefasen", säger Mujtaba.  
 När data dirigeras till en enda sanningskälla kan företagsledare använda korrekta, lättillgängliga data som underlag för sina beslut och göra bättre val under planeringsfasen så att varje projekt blir framgångsrikt.  

Utnyttja automatisering för att hålla intressenterna informerade samtidigt som ni fokuserar på mer värdefulla insatser.  

"För att skapa effektiva och tillförlitliga projektplaner är det viktigt att använda automatiserade verktyg", säger Mutjaba. Automatisering gör det möjligt för projektmedarbetare att överlåta mer lågvärdiga uppgifter, som datainsamling och rapportering, till det automatiserade verktyget så att de kan fokusera på mer högvärdiga insatser. Automatiseringen bidrar också till att öka noggrannheten och förtroendet för data eftersom den eliminerar risken för mänskliga fel.  
När det gäller rapportering berättade Mujtaba att tiden då man bara hade att göra med interna intressenter är förbi. "Det är så mycket extern rapportering som krävs nu", säger Mujtaba. För att kunna leverera robusta rapporter med korrekta data som är skräddarsydda för varje intressents intressen i rätt tid är automatisering ett måste.  
Mutjaba fortsatte: "För att uppnå denna nivå av realtidsrapportering utan att behöva ägna hela sitt jobb åt att sammanställa data och organisera rapporter, behöver man ett automatiserat projekthanteringssystem." Resultatet blir att intressenterna får mer information om projektets insatser och resultat, samtidigt som projektplanerare och projektledare kan fokusera på det som är viktigast: att se till att projektet blir framgångsrikt.  
Vill du veta mer om hur du kan påskynda din resa mot en smartare och effektivare industrianläggning? Här kan du läsa vår e-bok om hur du kan förbättra dina processer för genomförande av industrianläggningar.