Dock har Lean produktion fram till ganska nyligen varit hänvisat till verkstadsgolvet, det vill säga tillämpat på produktion av fysiska artiklar. Detta förhållande håller nu snabbt på att ändras när Lean produktion gör sitt intåg på kontor, i vården och offentlig förvaltning i syfte att förbättra och fokusera verksamheten. Vi kan kalla denna företeelse ”Lean administration”.
Lean-filosofin bygger på de tankar som utvecklats under 1940-talet och framåt av den japanska fordonstillverkaren Toyota i form av verksamhetssystemet ”Toyota Production System” (TPS). Lean bygger på några enkla grundidéer. Dessa utgör fundament för ett antal konkreta verktyg som kan användas i den enskilda organisationen för verksamhetsförbättringar. #NAME?En viktig orsak till att Lean produktion har fått ett sådant genomslag i den tillverkande industrin är naturligtvis det kraftigt ökande konkurrenstryck man utsatts för i samverkan med de ökade krav på snabbhet, flexibilitet och kostnadsreduktioner som ställts av kunderna. I Lean hittade man de verktyg som behövdes för att gå från det gamla ”massproduktionstänkandet” till dagens kundstyrda och snabbt omställbara produktion som kan vara konkurrenskraftig även i jämförelse med verksamhet i lågkostnadsländer. Inom tjänstesektorn har utvecklingen gått långsammare, man har trott sig arbeta på en lokal, skyddad marknad och därför inte poängterat effektivitet och värdeskapande på samma tydliga sätt som i varuproduktionen. Idag håller denna situation snabbt på att ändras i och med att allt fler tjänster blir globalt konkurrensutsatta. IT-branschen var tidigt ute med offshoring av mjukvaruutveckling och systemunderhåll, sedan följde support- och helpdesktjänster. Andra branscher följer exemplet, och idag ser man allt fler svenska företag som till exempel lägger reklamproduktion hos östeuropeiska leverantörer. Medicinsk turism är ett annat begrepp som lanserats de senaste åren och som innebär att man i stället för att köa för en operation i Sverige, åker till exempelvis Thailand där specialbyggda sjukhus utför ingrepp på betalande utländska patienter och där man sedan kanske vilar upp sig på stranden i ett par veckor för samma eller lägre pris mot vad en svensk privatklinik hade kostat. Tandvård är ett annat exempel, där polska och baltiska tandläkare framgångsrikt börjat vända sig till svenska kunder. Uppenbarligen är det dags för ett paradigmskifte även inom tjänstesektorn. Ett konsekvent och långsiktigt tillämpande av Lean i en verksamhet ger i allmänhet vinster i form av - Minskade kostnader - Kortare ledtider - Ökad flexibilitet och leveransförmåga - Förbättrad kvalitet - Ökat engagemang och delaktighet från personalen Dessa fördelar är naturligtvis av stor vikt även i tjänsteproducerande verksamhet. Till exempel är ofta den administrativa delen en försvarlig del av den totala ledtiden i ett produktionsflöde. Även inom vården är ledtider viktiga, till exempel utgörs ju vårdköerna av ledtiden mellan diagnos och åtgärd! Erfarenheten visar att ledtiden ofta kan halveras eller mer med relativt enkla åtgärder. Ledtidsförkortningen brukar åtföljas av stora kvalitets- och kostnadsvinster. Företag som arbetat en tid enligt Lean-principerna kännetecknas av hög tillväxt, god lönsamhet och positivt arbetsklimat. Här nedan följer ett par exempel på verktyg som tillämpas inom Lean och som lämpar sig mycket väl för administrativa processer. Att leta efter papper på skrivbordet, pärmar i bokhyllan eller filer i datorn skapar inget värde, utan kostar tid och pengar. Därför är ordning och reda ett grundläggande krav för väl fungerande processer. Inom Lean finns ett verktyg för att skapa och upprätthålla ordning; 5S. Namnet kommer av begynnelsebokstaven i varje moment: 1 Seiri, sortera - skilja ut och avlägsna allt onödigt 2 Seiton, strukturera - arrangera allt nödvändigt så att det lätt kan hittas 3 Seiso, städa - håll arbetsplatsen ren och snygg 4 Seiketsu, standardisera - skapa en tydlig bild av det önskade tillståndet samt fördela ansvar 5 Shitsuke, skapa vana - följ upp och förbättra 5S är en effektiv och inspirerande metod som ofta är inledningen på ett framgångsrikt Lean-införande. 5S kan med fördel tillämpas i gemensamma utrymmen (till exempel kopieringsrum) men också på individuella arbetsplatser och datorer. Kanban - för behovsstyrda processer Kanban (japanska för ”signalkort”) är ett verktyg för att undvika för stora lager och överproduktion. Kanban används för att signalera behov hos en process. Föregående process får bara leverera då Kanbansignal finns, på så sätt elimineras risken att beställa, lagra eller producera för mycket. Exemplet visar en enkel tillämpning för att styra mängden kopieringspapper (Fig. 4). Man kan också använda Kanban för att styra inköp från leverantörer eller för att styra arbete mellan olika processteg. Många svenska tillverkande företag som praktiserat Lean produktion under en tid har nu börjat utvidga metoderna till kontor och administration i syfte att skapa en ”Lean Enterprise”. Bland rena tjänsteverksamheter märks sjukvården, som visat stort intresse och genomfört flera pilottillämpningar, bland annat har Östra Sjukhuset genomfört ett projekt tillsammans med IVF för att minska väntetider vid patientutskrivning vid Hjärtkliniken. Banker, arkitektkontor och försäkringsbolag är andra exempel på branscher där Lean börjat införas för att öka produktivitet, kvalitet och engagemang. IVF arbetar sedan flera år med administrativa tillämpningar av Lean, såväl inom industri och tjänsteföretag som inom sjukvård och offentlig förvaltning. IVF genomför utbildning av ledning och personal, stöd i förändringsarbete och projektgenomförande. Bland annat använder vi ett simuleringsspel (Fig. 5) för administrativa processer för att på ett praktiskt och tillämpat sätt lära ut tankar och principer kring Lean administration. IVF, Industriforskning och utveckling AB är ett helägt dotterbolag till Swerea, som samlar de svenska instituten inom områdena verkstad och material. IVFs affärsidé är att initiera, utföra och omsätta FoU till tillväxt inom verkstadsindustrin. Omvärldsbevakning, behovsmotiverad forskning och tekniköverföring till företag är IVFs nyckeluppgifter inom främst produkt-, process- och systemutveckling. Tel: 031-706 60 00 Kontaktperson: Jan Bäck - jan.back@ivf.se www.ivf.se